埃林哲研究院 | 餐饮行业采购管理漫谈

  谈到采购管理相信大家并不陌生,特别是餐饮行业食材的采购历来是餐饮行业的核心关注点。对于大型的连锁餐饮企业来说,食材的稳定和高质量的采购是一家企业稳定发展的基础,如果不重视往往是品牌崩塌的开始。而对于中小企业而言,稳定高质的食材是成为大型连锁企业的重要因素。随着国家对食品安全重视程度的不断升温,食品安全终将被推向风口浪尖。所以从食材的源头抓起,从采购抓起势在必行。

 

  说到食材和采购,在大型连锁餐饮项目中,大多数企业都设立的采购总监、采购经理等职位,大家按照供应商的分类,由采购经理分别进行管理,而且都是各管各的供应商,采购经理之间彼此不进行交叉管理。从供应商的引入、采购执行、结款一般都由采购经理负责完成。由于采购经理掌握了食材的采购和定价的权利,对于供应商来说,只要和采购经理的关系搞好可能这就足够了。这无疑是滋生腐败的温床,是企业规模化发展的定时炸弹。

 

  那么如何杜绝类似的问题呢?有人告诉我说把采购经理的自身权利进行削减,加强监管机制,发现一起处理一起,采用棍棒管理的方式……笔者却认为这不是一个好的办法。还是要从供应商管理的本质着手,把采购工作从简单的检查库存、下采购单订货、对账、结算的工作中脱离出来,把精力放在供应商引入、评估、淘汰的供应商管理工作中来,优化供应商结构,提高供应商的供货稳定性和质量上来。

 

  在采购从订货、对账的工作中解脱出来优化供应商结构,是不是要在市场是需找更多的供应商,让他们之间有充分的竞争,这样企业的采购成本降低可能性越大,这家供应商不行了我就换一家。甚至有些企业强制在每个食材上一定要有3个供应商作为考核采购的指标,有多个供应商可以供货感觉像是杜绝的由于一个供应商不能及时供货所造成的风险,但事实恰好相反:竞争越激烈,供应商的不确定性越大,供应商间不得不提高报价以获得短期利益。最终企业换了一个又一个供应商,本想解决的问题如:价格、到货的及时率、准确率、合格率却一个也没有得到解决;以短期合作为前提的供应商,永远无法保证企业的食材品质。

 

  那么如何提高企业的食材采购品质,更好地管理供应商呢?

 

  经过多个企业的走访和沟通,发现将采购部门进行分层管理,分为执行层和管理层;执行层负责供应商的寻源、并与供应商谈判,手中却没有定价和选择决定权、这些权利交给了管理层。管理层会根据企业本身的食材成本导向、市场均价和历年的采购数据决定采购价格范围;同时管理层还会对供应商资质、产品资质进行管理。

 

  这种做法效果十分明显,采购经理被弱化为采购环节的执行者,极大程度上防止采购环节的腐败现象。在供应商的管理层,加强供应商的管理体系建设,根据供应商的分类,制定一套完整的供应商引入和考核体系,从供应商的引入、考核、淘汰的体系中有效的保证企业食材采购的稳定性。在整个供应商管理体系建设中,为了提高核心食材的稳定性,有些企业甚至还会参与上游供应商的管理,协助上游供应商提高在供应链整个链条的管理水平,来保证得到更好的产品和服务。

 

  在管理供应商过程中总结出了以下的技巧:

1、仔细甄别供应商

  在选定供应商前要做尽可能详细的调查和评审,在这方面花费的时间成本是值得的。客观的评定供应商的人品、资质、供应商的抗分险能力,进行供应商背景调查、供销合同调查等。最后在要求供应商的同时还要给供应商一定的商务承诺,建立良好的合作关系。

 

2、食材整合做减法

  企业可以将繁杂的食材品项进行整合,减少分类,如:生鲜、肉类、米面粮油等少数的几个大分类。针对这些大的分类,保留少数的一手供应商——米面粮油的中粮集团、肉类的正大集团等。如果食材的采购量达不到一手供应商的最低采购量,企业不妨试试抱团采购的方式或联合兄弟单位合并采购的方式。

 

3、IT系统支撑

  ​企业在IT上的投入可以立竿见影地提升采购效率、削减人工成本。将每天的采购员的订货、入库、出库等动作在信息系统中记录,一旦出现问题,可以很快的通过系统进行追溯。信息系统可以将门店的需求和供应商信息系统高效地打通,在订货的准确性和效率上都能得到很大的提升,降低由于人为错误导致的不必要的人工浪费。

 

4.降低价格不是必须的

  企业和供应商在价格上是永远的焦点,大家要记住羊毛出在羊身上,只要求降低供货价格的谈判,当价格无法满足供应商的利润空间时,各种防不胜防的小动作就会出现。此时还是要本着双赢的思路,进行合作。如果一定要实现某种食材的价格降低,不妨从整个供应链的角度出发,减少供应商的原料的中间环节入手,帮助供应商降低原料采购、提升生产效率入手。

 

  总结一下,采购的管理其实是整个供应链条的管理,减少不必要的不增值的环节,实现与供应商的双赢,是企业发展的正确途径。