埃林哲研究院|医疗器械行业骨科订单管理平台系统

在健康中国的战略背景下,国家近年来出台了一系列相关政策扶持医疗器械尤其是耗材领域的发展,并且得益于我国庞大的人口基数、社会老龄化进程加速和医疗需求不断上涨,整个医疗器械行业保持稳定增长;与此同时,国家也通过推进“两票制”、高值耗材“带量采购”和UDI等政策落实,加强医疗器械行业合规化建设、控制高值耗材价格以及鼓励信息化手段的应用;骨科高值耗材面临的就是这样一个快速变化、不断规范、机遇与风险并存的行业环境。
为帮助医疗器械流通企业更好的应对复杂多变的行业环境,抓住发展机遇,规范业务流程和提高管理水平,埃林哲行业研究院针对骨科业务特点,打造出符合医疗器械行业规范的骨科订单管理平台系统,作为埃林哲医疗器械行业整体解决方案中业务中台的重要组成部分。
接下来我们从行业核心需求,平台功能介绍,典型案例及适用行业等方面对其进行分析。

 

行业核心需求分析

医疗器械流通企业首先需要符合国家的质量管理规定;其次,骨科手术业务作为一种细分业务场景,又具有其特殊的痛点;主要包含以下两个方面的需求:

 

 GSP合规性要求

合规不仅是法律合规,还包括了生产,质量等合规,随着相关政策法规的陆续出台,应当意识到医疗器械流通企业在GSP合规性改造上,需要做很多质量相关的完善与改进工作,他们至少需要在如下方面努力:

  • 满足国家质量法规要求;
  • 实现对商品和客商(生产厂家或总代)证照管理、效期提醒及经营范围控制;
  • 支持商品批次的全过程监督与记录;
  • 对经营过程中发现的质量疑问进行控制

骨科手术业务管理难点

骨科手术业务的实际业务处理中,缺乏有效的信息化手段支撑,管理难度大,具体包括如下几个原因:

1) 订单管理不规范

医院器械师,每天上午需要跟随医生查看病人情况,了解手术安排,后面大多时间进行手术跟台,没有集中的时间和设备进行单据录入,大多通过微信群、电话或手写单据的形式,将手术需要使用的耗材、工具等提供给仓库人员;而且由于器械师不了解实际库存情况,需要反复与仓库人员进行沟通确认。

整个订单管理流程缺乏记录、工作效率低、容易因缺件/错件引发医疗事故,为企业带来风险。

2)人员专业要求高

骨科高值耗材种类繁多,而且随着新技术的应用,产品也在不断更新,器械师需要随时学习最新的产品信息和熟悉产品使用,并且承担对医院工作人员的培训责任;而且每一台手术都需要针对患者具体情况配备对应的耗材、工具等,目前线下管理的方式,也提高了对仓储配货人员的要求,需要他们能够高效准确的完成配货、发货一系列操作;这些都增加了企业培训投入和用人成本。

3) 库内管理难度高

骨科产品主要分为脊柱、创伤和关节三大类,具体植入物有骨钉、钢板,其中以骨钉管理最为困难,因为实物批号都是刻在骨钉顶端,需要借助放大镜才能查看,传统的列表形式不方便查看以及和实物匹配,使得库内的管理水平和效率难以提升。

4) “双向物流”管理滞后

骨科手术物流情况为仓库配货、拣货->第三方物流运输->医院器械师签收->跟台手术->寄回仓库->仓库签收并核对消耗,骨科手术不能精确的定位具体需要哪个规格的耗材,所以每台手术都需要预备一整套的耗材、工具,以备手术时使用,最终患者使用的以及医院结算的只是一小部分。目前对于这种出返库的流程的状态追踪不到位,而且最终返库结果是人工核对,缺乏系统管控,容易产生误差。

5) 组包状态追踪不及时

钉盒、耗材包、工具很多时候是需要反复使用的,很多时候器械师会选择不寄回仓库,以备后续手术使用,长期滞留在外会导致丢失的风险提高;而且都是通过线下方式进行沟通,仓库人员不能很清楚的知道实物的情况,盘点核对时也会受到影响。

 

骨科订单管理平台功能

骨科订单管理平台主要包括以下功能模块:基础数据、耗材包、钉盒管理、库存管理、手术业务管理、工具管理、记录查询,并且支持APP端使用,详细的整体框架图如下:

 

图1.1 骨科订单平台整体框架图

 

骨科订单管理平台的主要处理骨科手术跟台业务,从器械师在线下单,到部门经理审核,仓库人员配货及扫码出库,手术结束返库结算,埃林哲梳理出下单、出库、返库、结算、手术报台一体的业务闭环,并且打通与后台ERP系统的对接,同时包括证照校验、效期校验和结算数量核对等控制。具体详见下图所示:

 

图1.2 骨科订单管理平台手术业务处理流转图

核心业务功能介绍

骨科订单管理平台通过以下功能帮助企业解决管理难题。

 1、在线下单 

系统支持WEB端和APP端两个入口进行手术请领单录入,维护医院、手术类型、手术部位、配货仓库、手术日期等信息,系统根据手术类型跟部位匹配对应的耗材包及钉盒,也可以直接套用预设好手术模板;如果手术需要使用工具,可以创建关联的工具领用单,选择手术所需工具。

同时,系统会对公司证照失效、客户证照失效、商品证照失效、效期失效以及超出经营范围进行校验,并进行相应提示,避免质量风险。

 

图1.3 APP下单界面

 

2、手术模版应用

在组钉盒、耗材包时可以预设对应的手术部位及类型,再按照医院/厂家等维度,建立响应的手术模板,在器械师下单,仓库管理员配货等环节,都可以使用预设好的模板。

 

图1.4 新建手术模版

 

3、钉盒可视化管理

仓库人员根据实际钉盒,在系统中建立相应的视图,标明每个区块包含的骨钉规格,通过扫码方式添加骨钉,点击具体孔位可以查看骨钉的详细信息:坐标、骨钉编码、规格型号、批号、生产日期等。

 

图1.5 钉盒组装界面

 

实际钉盒并不需要装满就可以使用,只需要有手术所需的规格即可,在手机端也支持器械师通过列表形式或钉盒视图查看钉盒实时状态。

 

图1.6 手机端钉盒预览

 

4、订单全流程管理

手术请领单状态与仓库配货单状态实时互动,器械师可以通过移动APP实时查看仓库的处理进度,并进行签收操作;仓库人员在出库、返库环节均使用扫码操作,并且出库环节支持整包出库;返库操作时,系统支持“扫消耗”和“扫返库”两种模式,并生成对应的结算预览,确认后系统自动生成结算单,由商务人员处理后传至后台ERP系统中生成销售单,完成财务处理。

 

图1.7 返库结算预览

 

5、库存状态查询

仓库预组的耗材包、钉盒、工具组等均可以查看当前的状态,并提供相应的明细查询界面,定位到具体占用的单据,匹配到每个钉盒具体的持有人。

 

图1.8 钉盒状态查看

 

以及可以查看每个批号商品具体的组包数量、配货数量、出库数量、待结算数量、可供量等细化信息。

 

图1.9 库存明细使用情况查询

 

系统还建立了以工具领用->工具领用出库->工具归还入库为核心流程的整个工具管理流程,实现了对工具库存、手术领用和经销商借货的管理。

 

图1.10 工具管理流程

 

骨科订单管理平台收益

基于医疗器械行业特色搭建的业务中台-骨科订单管理平台,在符合行业要求的前提下,能够更好的适应骨科手术业务的实际业务处理,主要具备的优点和为企业带来的收益如下:

 

✔ 快捷的APP下单

器械师原本需要在每周、每月集中2小时左右补录单据,由于距离手术日期较久远,容易导致一些信息错误,现在可以全天随时随地下单,以及手机APP还支持查看库存商品信息,提高对医院的服务水平,下单可用时间提升80%以上,数据的及时性和准确性也得到保证。

仓库人员也可以完全按照系统既定流程操作,部门内分工以及部门间衔接明确,仓库人员上手时间降低到1周内。

 

✔ 高效的扫码功能

减少商品信息手工录入,支持扫码识别、整包出库、钉盒可视化等,都提高了库内工作的处理效率,相应的工作时间可以减少70%以上;结合钉盒的可视化界面,也大大提高了仓库核对效率和准确性;符合《医疗器械唯一标识系统规则》对医疗器械行业的要求。

 

✔ 支持与ERP系统无缝对接

打通基础数据、库存信息和结算单据等接口,提高系统集成程度,数据信息准确,实现了业务中台与ERP后台的数据互通,既加强了骨科订单管理平台对质量合规的管理,也避免了需要在两个系统重复录单的工作,减少了人工制单的出错率。

 

✔ 完全符合GSP法规要求

对于GSP法规对客商证照的要求,客商经营范围的要求及商品证照的要求等,骨科业务管理平台提供了完整的合规性控制和处理。

 

✔ 业务全程可追溯,降低医疗事故风险

手术请领单、手术配货单、手术结算单和ERP销售单都会记录原始需求来源,以及每个操作环节的操作人信息,并且系统会在各个环节进行必要的业务管控;方便定期的单据查询、跟踪、追溯,保证单据间的对应关系清晰可查,对账效率提高25%;并且在遇到医疗事故时,能够更好的定位问题根源,减少企业运营风险。

 

典型案例及适用对象

 

典型案例:

中国医疗器械有限公司(CMDC,简称“国药器械”),始建于1966年,隶属于国药集团,是其医疗器械板块的主力军。国药器械有分子公司200多家,年销售额300多亿,产品覆盖医疗器械所有领域,同时也是国内最大的医疗器械商业流通企业。
埃林哲帮助国药器械打通了供应链和财务前后端的管理,建立了以ERP系统为核心的统一信息化管理平台,实现了从业务到财务一体化的管理,并且全面符合质量合规要求。截止2019年底已经推广200多家分子公司,实现集团全覆盖。
在此基础上,国药器械开始加强业务运营精细化管理,骨科业务订单管理平台就是埃林哲为其全新打造的业务中台系统之一,系统上线后,帮助国药器械实现骨科业务全流程精细化管理,打通与ERP系统之间数据流转、规范了业务订单数据以及提高了库内操作效率。

适用对象: 

所有具有手术跟台业务、需要实现库内扫码管理的医疗器械流通企业。